Partie IV: procédure préparatoire à l'audience

15. Introduction d'une instance

15.01

L'introduction d'une instance se fait par la présentation d'une Demande d'audience (Formulaire 1) ou d'un Avis d'appel (Formulaire 2).

15.02

La Demande d'audience doit être présentée par écrit et signifiée par la partie requérante, dans le délai prescrit par la loi délimitant les droits en la matière, au surintendant et à toute autre personne à laquelle le Tribunal ordonne que la demande soit signifiée.

15.03

L'Avis d'appel doit être présenté par écrit et signifié par la partie appelante, dans le délai prescrit par la loi délimitant les droits en la matière, au surintendant, à toutes les parties à l'instance et à toute autre personne à laquelle le Tribunal ordonne que la demande soit signifiée.

16. Conférence préparatoire à l'audience

16.01

Le Tribunal peut exiger des parties qu'elles participent à des conférences préparatoires à l'audience en vue :

a. de régler les conflits, en tout ou en partie;

b. de cerner et de simplifier les questions en litige;

c. de cerner les faits ou les preuves sur lesquels les parties pourraient s'entendre;

d. de fixer les échéanciers des mesures à entreprendre dans le cadre de l'instance;

e. d'établir la durée estimative et les dates de
l'audience;

f. d'aborder les autres points qui pourraient aider à apporter le plus rapidement possible une solution juste au litige, notamment :

(i) l'échange de documents entre les parties;
(ii) l'établissement et le règlement des problèmes de procédure et des objections préliminaires, notamment au sujet de détails précis, de la divulgation ou de la production de documents, des questions posées par écrit, des témoignages, des témoins experts, des rapports d'experts et de l'échange d'arguments écrits;
(iii) la prise des décisions relatives à la procédure, notamment en ce qui concerne les échéanciers des mesures à entreprendre dans le cadre de l'instance;
(iv) l'étude des demandes de constitution de partie;
(v) la décision concernant la pertinence de la tenue d'une conférence de règlement, en fonction des circonstances;
(vi) l'établissement de la forme à donner à l'avis d'appel, de la personne devant le présenter et prendre en charge les coûts s'y rapportant, des personnes auxquelles l'avis devrait être remis et la méthode à employer pour ce faire.

16.02

Les conférences préparatoires peuvent avoir lieu en présence des parties ou par voie électronique; toutefois, en ce qui concerne celles qui se limitent pas à des questions de procédure, elles se tiendront en présence des parties si une partie convainc le Tribunal des préjudices graves que la tenue de la conférence par voie électronique pourrait probablement lui causer.

16.03

Le ou les membres du Tribunal qui ont dirigé une conférence préparatoire peuvent rendre les ordonnances qu'ils considèrent nécessaires ou pertinentes concernant le déroulement de l'instance, y compris l'ajout de partie.

16.04

Le Tribunal rédige une note où il résume les résultats de la conférence préparatoire, décrit les ordonnances émises et les ententes conclues et les engagements pris durant celle-ci et fixe la date de l'audience, ainsi que les questions dont elle traitera.

16.05

Une fois la conférence préparatoire terminée, aucune question essentielle autre que celles exposées dans la note résumant les résultats de la conférence préparatoire ne peut être soulevée ou débattue sans l'autorisation du Tribunal.

16.06

Les membres du Tribunal qui ont dirigé une conférence préparatoire au cours de laquelle les questions essentielles ont fait, en totalité ou en partie, l'objet d'un règlement ou d'une tentative de règlement ne peuvent faire partie du comité chargé de l'audience, sauf sur consentement écrit des parties.

17. Avis de conférence préparatoire

17.01

Le greffier doit donner aux parties, aux intervenants qui ont fait une demande de constitution de partie et à toute autre personne désignée par le Tribunal un avis écrit annonçant la tenue d'une conférence préparatoire à une audience.

17.02

L'avis annonçant la tenue d'une conférence préparatoire peut exiger des parties qu'elles échangent ou déposent, dans les délais indiqués, des documents et des arguments écrits, ou qu'elles présentent toute autre information jugée nécessaire par le Tribunal, et cet avis doit
préciser :

a. la date, l'heure et le lieu où la conférence préparatoire se tiendra, ainsi que ses objectifs et la forme qu'elle prendra;

b. que chaque partie ou chaque personne qui a fait une demande de constitution de partie doit comparaître en personne ou par l'entremise d'un représentant autorisé à conclure des ententes et à prendre des engagements fermes en leur nom quant aux questions qui seront abordées à la conférence préparatoire;

c. que, si une personne à laquelle l'avis a été communiquée ne comparaît pas en personne ou par l'entremise d'un représentant, la conférence préparatoire peut avoir lieu en l'absence de cette personne et que cette dernière, en ne s'y présentant pas, renonce à son droit de recevoir tout autre avis requis pour la suite de l'instance;

d. que les questions en litige peuvent être réglées en tout ou en partie durant la conférence préparatoire;

e. que le Tribunal pourra prononcer durant la conférence préparatoire des ordonnances auxquelles toutes les parties, y compris celles qui sont ajoutées lors de cette conférence, sont tenues de se conformer pour la suite de l'instance, notamment en ce qui concerne la date de la tenue de l'audience.

18. Conférences de règlement

18.01

Le Tribunal peut exiger que les parties participent à une ou plusieurs conférences en vue de régler en tout ou en partie les questions en litige dans une instance.

18.02

Les conférences de règlement peuvent se tenir en présence des parties ou par voie électronique.

18.03

Lorsque le Tribunal ordonne la tenue d'une conférence de règlement, le greffier en confirme les détails par écrit aux parties et à toute autre personne qui, selon le Tribunal, devrait recevoir cette confirmation.

18.04

Les parties doivent se présenter en personne aux conférences de règlement ou s'y faire représenter par un représentant autorisé à régler l'affaire en leur nom.

18.05

Le Tribunal peut reporter la conférence de règlement lorsqu'il estime que les circonstances le justifient.

18.06

En cas de conférence de règlement,

a. celle-ci doit se tenir à huis clos;

b. le membre du Tribunal qui la préside peut rencontrer séparément les parties afin de favoriser un règlement;

c. le membre du Tribunal qui la préside ne peut pas siéger au comité chargé d'entendre l'instance, à moins que les parties n'y consentent par écrit.

18.07

Les déclarations faites et les documents divulgués sous toutes réserves au cours de la conférence de règlement ou des discussions concernant le règlement ne seront pas portés à l'attention des membres du Tribunal qui présideront l'audience.

18.08

Les parties à une entente ayant pour effet de régler en totalité ou en partie les questions en litige peuvent demander l'incorporation de modalités de l'entente à une ordonnance du Tribunal, dans la mesure permise par la loi.

19. Questions posées par écrit

19.01

Une partie peut poser des questions par écrit à une autre partie en vue :

a. de préciser les preuves soumises par une partie;

b. de simplifier les questions en litige;

c. d'assurer la compréhension entière des questions en litige;

d. d'accélérer le déroulement de l'instance.

19.02

Les questions posées par écrit doivent être signifiées à toutes les parties.

19.03

Le Tribunal peut, s'il est convaincu que les parties ne peuvent parvenir à un accord sur la procédure à suivre pour poser des questions par écrit après avoir fait des efforts raisonnables dans ce sens, donner des instructions concernant cette procédure.

20. Réponse aux questions posées par écrit

20.01

La personne à qui l'on a adressé et signifié des questions posées par écrit doit :

a. répondre entièrement et séparément à chacune sur un ou plusieurs feuilles;

b. signifier la réponse à toutes les parties.

20.02

La partie qui ne peut ou ne veut pas répondre entièrement à une question posée par écrit doit exposer ses motifs à ce sujet.

20.03

Si une partie est insatisfaite de la réponse reçue, elle peut déposer un avis de motion demandant au Tribunal de se prononcer à ce sujet.

20.04

Une partie qui a posé des questions par écrit à une autre partie peut présenter toute réponse ainsi obtenue comme preuve à l'audience et la partie répondante est liée par cette réponse.