Partie II: Dépôt et signification de documents

8. Dépôt de documents

8.01

Un document est considéré comme étant déposé lorsqu'il a effectivement été livré au greffier et que celui-ci l'a reçu.

8.02

Les documents doivent être lisibles et, sauf indication contraire du greffier, être déposés en quatre exemplaires.

8.03

Un document peut être déposé par l'un des moyens suivants :

a. en mains propres;
b. par messagerie;
c. par courrier ordinaire ou recommandé;
d. par télécopieur;
e. par voie électronique;
f. par tout autre moyen désigné par le Tribunal.

8.04

Le greffier doit marquer les documents au timbre-dateur à leur réception; sous réserve de la clause c) de la Règle 4.01, un document est réputé reçu à la date ainsi marquée.

8.05

Un document déposé par télécopieur doit être accompagné d'une page couverture donnant les renseignements prescrits à la Règle 9.05.

8.06

Le greffier doit, à la demande d'une partie, lui donner confirmation de la réception d'un document.

8.07

En cas de dépôt de documents par télécopieur ou par voie électronique, l'original et les copies exigées doivent être remis à midi au plus tard le jour ouvrable suivant, sauf indication contraire du greffier.

8.08

Une partie doit signifier sans délai à toutes les autres parties une copie des documents déposés auprès du Tribunal, le cas échéant, en observant les dispositions de la Règle 11.

9. Signification

9.01

Un document a été signifié lorsqu'il a effectivement été livré à une personne ou au représentant de cette dernière.

9.02

Un document peut être signifié par l'un des moyens suivants :

a. en mains propres;

b. par messagerie;

c. par courrier ordinaire ou recommandé;

d. par télécopieur;

e. par voie électronique;

f. par tout autre moyen désigné par le Tribunal, y compris une annonce publique, sous réserve des conditions jugées appropriées, notamment l'obligation imposée à une ou plusieurs parties de payer la dépense correspondante.

9.03

Un document signifié à un représentant est réputé avoir été livré effectivement à la partie que celui-ci représente, sauf indication contraire du Tribunal.

9.04

Au cours d'une audience orale ou électronique, la signification peut aussi être effectuée :

a. par la remise du document aux parties présentes (ou à leurs représentants, le cas échéant);

b. par la remise du document à toute partie absente (et dont le représentant, le cas échéant, est absent) qui demande à en obtenir une copie;

c. par tout autre moyen désigné par le Tribunal.

9.05

Un document signifié par télécopieur doit être accompagné d'une page couverture précisant :

a. le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'expéditeur;

b. le nom de la personne à qui le document doit être signifié;

c. la date et l'heure de la transmission;
d. le nombre de pages transmises, page couverture comprise;

e. le numéro de télécopieur à partir duquel le document est transmis;

f. le nom et le numéro de téléphone d'une personne à qui l'on peut s'adresser en cas de problème de transmission.

9.06

La signification est considérée comme ayant été exécutée :

a. le jour même de la livraison, si celle-ci se fait en mains propres, par messagerie, par voie électronique ou par télécopieur, sous réserve de la Règle 4.01(c);

b. le cinquième jour suivant la mise à la poste, si la livraison se fait par courrier ordinaire ou recommandé;

c. le jour ou le dernier jour de parution (en cas de publication sur plusieurs jours), si la signification se fait par annonce publique;

d. avant l'expiration du délai fixé par le Tribunal, si la signification se fait autrement.

9.07

Le Tribunal peut ordonner à la personne qui signifie un document de produire un affidavit de signification précisant le moyen utilisé, la date et les destinataires.

10. Accessibilité des documents

10.01

Sous réserve de la Règle 11 et des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée protégeant les renseignements personnels, tout document déposé dans le cadre d'une instance en vertu d'une exigence relative au dépôt découlant des présentes règles ou imposée en vertu de ces règles ou tout document reçu en preuve dans le cadre d'une instance, à l'exception des documents déposés relativement à une conférence de règlement, doit être accessible au public.

11. Documents confidentiels

11.01

Lors du dépôt d'un document, une partie ou une autre personne intéressée peut présenter une motion en vue d'obtenir une ordonnance assurant la confidentialité d'une partie ou de l'intégralité du document, dans la mesure où la motion est présentée à la première occasion.

11.02

La partie ou la personne intéressée qui fait une telle demande peut demander au Tribunal :

a. de prendre une décision à ce sujet avant la signification du document aux autres parties,
b. ou encore d'ordonner que seul un résumé du document soit signifié jusqu'à ce que la motion soit entendue et la décision s'y rattachant prise.

11.03

Toute requête visant à assurer la confidentialité doit :

a. préciser
i) les motifs qui la sous-tendent, ainsi que la nature et la portée des dommages qui pourraient découler de la diffusion publique du document en cause;
ii) les raisons pour lesquelles la partie requérante s'objecte à la diffusion publique d'une version abrégée du document en cause;
b. être déposée et signifiée aux autres parties.

11.04

Après la présentation en vertu de la présente règle d'une motion visant à assurer la confidentialité d'un document, toute partie ou toute personne à laquelle cette motion a été signifiée et qui a déjà reçu copie du document visé doit en préserver la confidentialité tant que le Tribunal n'a pas rendu de décision à ce sujet.

11.05

Toute personne peut s'opposer à une motion visant à assurer la confidentialité en déposant une réponse et en la signifiant aux parties et à la personne qui a présenté la motion.

11.06

Après avoir donné à l'auteur de la demande l'occasion de répondre aux objections, le Tribunal peut rendre l'une des décisions suivantes :

a. ordonner que le document soit accessible au public;
b. ordonner que l'on assure la confidentialité du document;
c. ordonner que le document soit communiqué à certaines parties ou à leurs représentants une fois qu'un engagement de confidentialité aura été déposé;
d. ordonner qu'une version abrégée du document soit accessible au public;

et toute autre décision qu'il juge équitable.

11.07

Dans l'étude d'une demande présentée en vertu de la présente règle, le Tribunal doit appliquer les critères énoncés à la Règle 28.02.

11.08

Si le Tribunal accède à la requête visant à assurer la confidentialité, la partie de l'audience qui porte sur le document visé se déroulera à huis clos.